Die Bereitschaft der Mitarbeitenden, sich auf das Veränderungsvorhaben einzulassen, wecken Sie weniger auf der Sachebene als auf der emotionalen Ebene. Naturgemäß erleben Menschen einen Transformationsprozess emotional sehr unterschiedlich. Die einen reagieren mit Anspannung und Widerstand, die anderen mit Unsicherheit und Angst, die nächsten mit Freude und Aufbruchsstimmung. Kalt lässt ein großer Change die wenigsten. Bevor Sie das Neue vorstellen, sollten Sie das Vergangene würdigen – und dann den Blick nach vorn richten. Gerade am Anfang des Transformationsprozesses ist eine sensible Kommunikation notwendig. Holen Sie sich gegebenenfalls die Unterstützung von Profis, die auf die Kommunikation in Transformationsphasen spezialisiert sind.

Informieren Sie transparent über die geplante Umgestaltung, denn Transparenz macht Entscheidungen nachvollziehbar und erhöht die Glaubwürdigkeit. Wagen Sie echten Dialog und Feedback. Der Dialog besteht idealerweise aus Einzelgesprächen und Workshops, die hierarchieübergreifend angelegt sind. Machen Sie deutlich, warum die geplante Transformation notwendig ist. Vermitteln Sie klar und nachvollziehbar das „Was“, das „Warum“ und das „Wie“ der Veränderung.

Versprechen Sie nicht das Blaue vom Himmel, verschweigen Sie die Nachteile nicht, sondern zeigen Sie eine realistische Perspektive auf.

Bilder sind ein starkes Kommunikationsmittel. Sie sprechen Emotionen an, bleiben im Gedächtnis und erleichtern es, die Neugestaltung überzeugend zu vermitteln. Das kann für die Mitarbeitenden sehr motivierend sein. Unsere Experten von MYWORKSPACE bereiten bei der Raumplanung für Sie greifbare Visualisierungen vor, etwa mittels Renderings, also fotorealistischen bzw. stilisierten 3D-Darstellungen des geplanten Büro-Designs.

Die Motivation der Mitarbeitenden, sich auf die Veränderung einzulassen, steht und fällt ein großes Stück mit der Glaubwürdigkeit in der Kommunikation. Ehrlichkeit ist Trumpf. Aber auch die Mitarbeitenden sollen mit ihren Gedanken nicht hinterm Berg halten müssen. Geben Sie den Gedanken der Mitarbeitenden Raum und ermöglichen Sie eine echte Diskussion. Dabei ist es sehr wichtig ist, dass für die Beteiligten psychologische Sicherheit gegeben ist. Das heißt, dass sich alle offen äußern können, ohne zum Beispiel das Gefühl zu haben, für ihre Bedenken negativ bewertet zu werden.

Machen Sie Betroffene zu Beteiligten. Die Partizipation ist kein Selbstzweck, sondern sie hilft auch, Fehlentscheidungen zu vermeiden. Beziehen Sie die Mitarbeitenden bewusst ein, lassen Sie sie aktiv am neuen Arbeitsplatzkonzept teilhaben, ohne die Dinge zu zerreden. Machen Sie zum Beispiel eine Umfrage unter den Mitarbeitenden, was sie als förderlich für die eigene Leistung und Produktivität empfinden. Geben Sie bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes eine gewisse Wahlfreiheit, denn die Bedürfnisse der Menschen sind individuell verschieden. Der eine fühlt sich in offenen Büros wohl, die andere braucht ein eher ruhiges und konzentrationsförderndes Umfeld. Das zukünftige Bürokonzept ermöglicht dann idealerweise beides.

Jeder weiß, dass ein einziger einflussreicher Skeptiker imstande ist, die Stimmung eines ganzen Teams zu drehen. Umgekehrt ist es aber auch möglich, dass ein Begeisterter viele anderen mitreißt. Identifizieren Sie im Team Schlüsselpersonen, die von der Transformation überzeugt sind. Bekanntlich kann man andere nur dann für eine Sache begeistern, wenn man selbst daran glaubt und dafür brennt. Das sind im Idealfall nicht nur die Führungskräfte, sondern eben auch Teammitglieder.