Mit unseren Tipps stellen Sie sicher, dass hybride Meetings fair und effizient für alle Teilnehmenden ablaufen.

Hinterfragen Sie Ihre Intuition

Es ist nur allzu menschlich, dass Führungskräfte glauben, sie behandelten in ihrem hybriden Team jeden intuitiv und ganz automatisch gleich. Tatsächlich aber werden Studien zufolge Teammitglieder, die häufiger als ihre Kollegen mobil arbeiten, eher mal benachteiligt. Sie werden in Meetings leichter überhört, außerdem werden sie öfter übersehen, wenn es um Anerkennung oder eine Beförderung geht.

Das ist nicht nur für die Person ungünstig, sondern auch für das Unternehmen. Gefühlte Ungerechtigkeit lässt die intrinsische Motivation leer laufen. Reflektieren Sie als Führungskraft also regelmäßig, ob Sie virtuellen Mitarbeitenden tatsächlich ähnlich viel Aufmerksamkeit und Feedback geben wie den physisch Anwesenden.

Wechseln Sie die Perspektive

Tauschen Sie mal die Plätze und Perspektive. Konkret: Wer üblicherweise remote dabei ist, nimmt einmal physisch anwesend an einem hybriden Meeting teil. Umgekehrt wählen sich die Präsenz-Gewohnten remote ein. Auf diese Weise erleben alle einmal, wie unterschiedlich es sich auswirkt, ob man virtuell oder direkt vor Ort teilnimmt. Auf diese Weise sind alle sensibilisierter für die Situation der anderen.

Vereinbaren Sie gemeinsam eine Netiquette

Idealerweise vereinbaren Teams gemeinsam eine Netiquette, wie sie in hybriden Meetings miteinander umgehen möchten. Ein paar Beispiele: Wollen wir, dass bei Online-Meetings alle ihre Kamera einschalten? Wie verhindern wir, dass mehrere gleichzeitig sprechen? Auf welche Weise signalisieren wir, dass sich jemand zu Wort melden möchte? Holen Sie von Zeit zu Zeit ein Feedback zum Ablauf der Meetings ein – vielleicht lässt sich ja noch etwas verbessern.

Holen Sie das Beste aus der Technik raus

Eine stabile Internetverbindung sollte selbstverständlich sein. Verwenden Sie hochwertige Audio- und Videotechnik. Stellen Sie vor Meetingbeginn sicher, dass die Technik – von Audioqualität bis Präsentationstools – einwandfrei funktioniert.

Platzieren Sie Mikrofone im Meetingraum so, dass remote Teilnehmende problemlos alle Wortbeiträge hören können. Positionieren Sie die Kameras in einem Winkel, dass alle im Raum anwesenden Personen gut sichtbar sind. Kommunizieren Sie, wer der Ansprechpartner für technischen Support ist. Legen Sie Wert auf Cybersecurity und Datenschutz.

Gewährleisten Sie gleiche Kommunikation für alle

Nutzen Sie Kollaborationstools (z.B. gemeinsame Whiteboards, Chat-Funktionen), die sowohl für Remote- als auch Präsenzteilnehmende zugänglich sind. Alle Teilnehmenden sollen mit Funktionen wie der Bildschirmfreigabe umgehen können und Zugriff auf geteilte Präsentationen oder Dokumente haben. Planen Sie genügend Zeit für Fragen und Diskussionsbedarf ein. Bei großen Meetings beauftragen Sie eine Assistenz damit, dass Chats und (versuchte) Wortmeldungen nicht untergehen.

Machen Sie alle zu Mitwissern

In welchem Fall empfinden Menschen ein Meeting als Energiebooster? Wenn sich die Teilnahme unterm Strich lohnt. Effizienz und ein angenehmes Energielevel sind mit guter Kommunikation zu haben. Deshalb sollte vor Beginn jeder wissen, warum er teilnimmt. Jeder sollte darüber informiert sein, welche Themen und Fragen geklärt werden sollen.

Eine gut strukturierte Agenda hilft – auch beim Fokussieren aufs Wesentliche. Ein fester Zeitrahmen sorgt dafür, dass die Besprechungszeit eingehalten und effizient genutzt wird. Pausen helfen, das Energielevel und die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Am Ende des Meetings sollte jedem klar sein, wie es danach weitergeht. Damit alle auf dem gleichen Stand sind, sollte danach jeder eine Zusammenfassung der besprochenen Themen und Beschlüsse bekommen.

Nehmen Sie es menschlich

Kein Mensch möchte nur als ein Funktionsträger wahrgenommen werden, der nichts weiter als ein Mittel zum Zweck ist. Deshalb ist es so wichtig, dass in Meetings nicht ausschließlich über das rein Sachliche gesprochen wird. Ein, zwei Minuten Plauderei zu Beginn reichen oft schon aus, damit eine Verbindung von Mensch zu Mensch entsteht. Netter Nebeneffekt eines belanglosen Austauschs: Man erlebt den anderen von einer anderen Seite und atmet einmal durch.