Moderne Technologie und analoge Instrumente und müssen nahtlos ineinandergreifen. Audiovisuelle Systeme wie Touchscreens und Videokonferenzgeräte sollten intuitiv zu bedienen sein und im Einklang mit analogen Elementen funktionieren, beispielsweise mit Whiteboards, Flipcharts und Glassboards. Die Integration verschiedener Tools und Technologien sorgt dafür, dass der Konferenzraum sich jeder Art von Meeting, digital oder analog, anpassen kann.

Es ist wie bei einem Auto: Der leistungsstärkste Motor nutzt nichts, wenn die Karosserie nicht aerodynamisch und stabil konzipiert wurde. Nur wenn alle Komponenten aufeinander abgestimmt sind, läuft die Sache. Ein klug gestalteter Meetingraum ist ein schönes Mittel zum Zweck: Er erleichtert die Interaktionen der digital und im Raum Teilnehmenden und unterstützt den Zweck der Zusammenkunft. Das gelingt beispielsweise mit modularen Möbeln, mit guter Raumakustik, verstellbarer Beleuchtung sowie mit Farben und ergonomischen Sitzgelegenheiten.

Die Raumgestaltung ist die Grundlage für erfolgreiche hybride Meetings. Sie beginnt mit der Festlegung der Raumgröße. Dabei ist nicht nur die Teilnehmerzahl zu bedenken, sondern auch, wieviel Platz die Teams für kollaborative Tools und Interaktion benötigen. Im nächsten Schritt geht es um das Layout des Raums. Um nur zwei Beispiele zu nennen: Ein U-förmiges Layout ist ideal für kollaborative Sitzungen, bei denen jeder eine klare Sicht auf den Sprecher, das zentrale Display oder das Whiteboard hat. Für Entscheidungsmeetings dagegen eignet sich ein Raum-Layout mit einem großen digitalen Display an einem Ende, das einfache Präsentationen und den Datenaustausch ermöglicht. Je flexibler das Layout, umso besser.

Wer schlecht versteht, was andere sagen, hat logischerweise Informationslücken und verliert allmählich die Lust, aufmerksam zuzuhören. Umso wichtiger ist es, in hochwertige digitale Kollaborationstools zu investieren, etwa interaktive Touchscreens mit integrierten Lautsprechern mit guter Klangqualität. Wichtige Komponenten für die Raumakustik sind schallabsorbierende Materialien. Technologien zur Klangmaskierung (Soundmasking) unterstützen dabei, Gespräche im Hintergrund weniger störend wirken zu lassen.

Visuelle Kommunikationstools brauchen eine gute Raumbeleuchtung. Es gilt, Beeinträchtigungen wie zum Beispiel Spiegelung, Blaulicht-Reflexe, Augenermüdung oder Geblendetwerden zu verhindern. Ideal ist natürliches Licht, da es die Konzentration und das Wohlbefinden fördert. Allerdings kann es auch Blendungen auf Bildschirmen verursachen. Verstellbare Jalousien oder Vorhänge können Abhilfe schaffen. Künstliche Beleuchtung dient der Ergänzung. Dimmbare LED-Leuchten reduzieren während Präsentationen Blendungen auf Whiteboards oder Bildschirmen, während der Raum gleichzeitig hell genug bleibt, um z. B. Notizen auf dem Flipchart zu machen. LED-Paneele mit einstellbaren Farbtemperaturen verändern die Atmosphäre für verschiedene Arten von Meetings. Gleichzeitig für Nachhaltigkeit sorgen: energieeffiziente LED-Beleuchtung reduziert den Stromverbrauch und mit Smart-Technologien lässt sich Energie sparen, indem Licht- und Temperatursteuerung automatisiert werden.

Ergonomische Sitzmöbel und Tische tragen entscheidend dazu bei, die Konzentrationsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Modulare Tische, die leicht umgestellt werden können, sind ideal, um den Raum an verschiedene Arten von Meetings anzupassen. Wird der Meetingraum häufig für Brainstorming-Sitzungen genutzt wird, sollte ein einfacher Zugang zu Whiteboards oder Glassboards gewährleistet sein. Kreativitätsfördernd sind auch Steh-Optionen, da sie Meetings mehr Dynamik geben können.

Hochwertige Technologie muss nicht komplex, sondern von jedem leicht zu bedienen sein. Räume für hybride Meetings sollten mit hochwertigen AV-Tools ausgestattet ist, wie zum Beispiel einem großen Touchscreen, das interaktive Präsentationen und Echtzeitkollaboration ermöglicht. Lesen Sie dazu auch unsere Tipps zur Wahl der richtigen Bildschirme unseres Partners Legamaster. Für Meetings mit Remote-Teilnehmenden sollten Videokonferenzsysteme mit hochauflösenden Kameras und Mikrofonen integriert werden, die mit dem Touchdisplay synchronisiert sind. So entsteht bei den Meeting-Teilnehmenden der Eindruck, als seien alle im selben Raum. Selbstredend muss auch die Konnektivität im Raum gewährleistet sein, sprich: Es müssen ausreichend Stromanschlüsse, USB-Ports und eine starke WLAN-Verbindung vorhanden sein.

Funktionen wie BYOD (Bring Your Own Device) und BYOM (Bring Your Own Meeting) fördern entscheidend die Flexibilität und Kollaboration. Diese Systeme ermöglichen es Teilnehmenden, ihre persönlichen Geräte oder Plattformen drahtlos zu verbinden, Präsentationen zu teilen und nahtlos mit anderen zu kommunizieren. Auf diese Weise werden technische Störungen minimiert und es werden eine Vielzahl von Geräten und Plattformen unterstützt.

Interaktive Touchscreens und professionelle Displays sind unverzichtbare Tools für Teams, um in Echtzeit zu brainstormen, Anmerkungen zu machen und Ideen zu teilen. Diese Tools ergänzen traditionelle Whiteboards und bieten den zusätzlichen Vorteil, Inhalte digital zu speichern und zu teilen. Die Integration virtueller Meeting-Technologien gewährleistet, dass Remote-Teilnehmende vollständig eingebunden sind, etwa mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Video-Integration direkt auf digitalen Displays.