Der Sinn und Zweck eines Meetingraumes ist, dass alle oder möglichst viele Mitarbeiter zusammenkommen können, damit ihnen Informationen vermittelt, Neuigkeiten mitgeteilt oder aber auch Herausforderungen aufgezeigt werden können. Also wie es schon der Begriff „Meeting“ beschreibt, ein Ort der Zusammenkunft zum gemeinsamen Austausch. Doch damit nicht genug: Es ist auch der Raum, in dem in der Regel die Suche nach einer Idee beginnt. Im besten Fall gibt der Meetingraum durch vorhandenes Equipment die Möglichkeit, erste Ideen in einem Brainstorming zu sammeln. Hier geben Sie den Startschuss und binden dabei idealerweise das ganze Team mit ein. Auch erhalten Sie bereits einen Überblick über verschiedene Perspektiven und Lösungsansätze und starten den Gedankenprozess Ihrer Mitarbeiter.

Meetingraum richtig gestalten

Um den Ideenfindungsprozess richtig zu starten, ist es wichtig, den Meetingraum so zu gestalten, dass dort genügend Platz für alle erforderlichen Mitarbeiter ist. Sitzen einzelne Mitarbeiter weiter von der Gruppe weg, fühlen sie sich möglicherweise nicht integriert und neigen dazu, während des Meetings eher abzuschalten als zuzuhören. So können wertvolle Einfälle oder Perspektiven verloren gehen und die Mitarbeiter könnten das Gefühl entwickeln, ihre Meinung wäre nicht wichtig. Essentiell sind natürlich auch die richtigen Möbel für die Ausstattung des Meetingraumes. Damit während des Meetings die Produktivität und Effektivität der Mitarbeiter nicht in Mitleidenschaft gezogen wird, sollten hier ebenso variable wie auch ergonomische Büromöbel zum Einsatz kommen.
Gerade in unserer sich immer schneller wandelnden Zeit gilt es auch, mit der technischen Ausstattung eines Meetingraumes „up to date“ zu sein. Monitore und WLAN sollten selbstverständlich sein, aber auch interaktive Whiteboards, sogenannte SMART Boards, sind längst nicht mehr nur Zukunftsphantasien. Sie ergänzen klassisches Präsentationsequipment und tragen zu größerer Vernetzung und interaktivem Arbeiten bei. Um zudem eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, gilt es auch in einem Meetingraum darauf zu achten, dass alle Plätze gut beleuchtet sind. Denn Lichtmangel ist ein Gesundheitsrisiko welchem vorgebeugt werden kann, zum Beispiel durch ein biodynamisches Beleuchtungssystem. Auch ist es ratsam, einen Raum zu wählen, dem Sie frische Luft zuführen können, da geschlossene Räume, in denen sich mehrere Menschen aufhalten, schnell stickig werden können.

Nach dem Start im Meetingraum, geht es zurück an den jeweiligen Arbeitsplatz. Hier sollten die Mitarbeiter sich selbst strukturieren und eine Arbeitsatmosphäre schaffen, die sie selbst für ergiebig halten. Wie viel Platz brauchen sie um gute Arbeit zu leisten? Schreiben sie lieber auf Papier oder brauchen sie einen zweiten Bildschirm, um sich ihren Aufgaben anzunehmen? Hier ist es wichtig, auch auf die Wünsche der Mitarbeiter einzugehen. So können diese auf ihre individuelle Art und Weise Probleme angehen und es wird ihnen leichter fallen, konzentriert zu arbeiten. Oft benötigt es die Ideenfindung, dass man sich längere Zeit mit einer Sache beschäftigt. Im Idealfall wird jedoch auch hier die Kommunikation leicht gemacht, sodass sich die Mitarbeiter bei Fragen oder für Feedback ohne langes Warten an die richtige Person wenden können.

Arbeitsplatz richtig gestalten

Im Rahmen der gesamten Büroplanung sollten alle Aspekte bedacht werden, so auch die Mitarbeiter beziehungsweise die Teams, welche darin arbeiten. Insbesondere im Zuges des demografischen Wandels und dem verstärkten Fokus auf die Gesundheit gilt es, individuell und bedürfnisorientiert, aber auch flexibel zu planen. Höhenverstellbare Tische beziehungsweise Steh-Sitz-Tische und ergonomische Bürostühle sind ein Anfang und ermöglichen Mitarbeitern, einen auf ihre Bedürfnisse angepassten bequemeren und gesünderen Arbeitsplatz. Durch den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen kann die Ergonomie im Büro wesentlich verbessert werden. Ihre Mitarbeiter haben die Chance, sich auch im Büro mehr zu bewegen und nicht ständig nur am Schreibtisch zu sitzen. Dies wird sich positiv auswirken und die Mitarbeiter müssen sich nicht mit Nacken- oder Rückenschmerzen herumquälen, sondern können auch über einen längeren Zeitraum konzentriert arbeiten. Um kurze Kommunikationswege zu gewährleisten, eignen sich Beispielsweise besonders Openspace Konzepte, da hier mehrere Teams auf einer Ebene gemeinsam arbeiten können. Allgemein sollte jedoch darauf geachtet werden, dass zwar Kommunikation gefördert, aber konzentriertes Arbeiten nicht behindert wird. Hier greift die Konzeption von verschiedenen Arbeitszonen, welche an die jeweiligen Bedürfnisse, wie zum Beispiel Teamwork, Konzentration oder Meeting angepasst sind.

Neben Kaffee und einem appetitlichen Mittagessen bieten Küchen und Pausenräume auch Orte für produktive Arbeit - regelmäßig sind sie jedoch auch Schauplatz zur Zündung einer guten Idee. Denn hier können Mitarbeiter auch ungezwungen miteinander kommunizieren und treffen mitunter auf einen Mitarbeiter einer anderen Abteilung, der Ihnen eine neue Perspektive zu einem Problem aufzeigen kann. Ungezwungene Gespräche lassen mehr Raum für Kreativität und erlauben es, den Mitarbeitern auch einmal ‘herumzuspinnen’ und unkonventionelle Ideen zu formulieren. Hier stehen das Finden von Ideen und kreative Lösungen durch Kommunikation im Vordergrund. Und wo kommuniziert es sich besser als bei einem heißen Kaffee oder einem leckeren Mittagessen?

Küchen und Pausenräume richtig gestalten

Ähnlich wie beim Meetingraum gilt, dass vorzugsweise Platz für alle Mitarbeiter da ist. Ein großer Tisch mit schönen Bänken oder bequemen Stühlen ist eine einfache Möglichkeit, diesen Platz zu bieten. Ein ansprechend gestalteter Pausenraum zeigt nicht nur, dass dem Unternehmen seine Mitarbeiter am Herzen liegen, sondern bietet ihnen auch die Möglichkeit ihre Pausen gemeinsam mit Kollegen in einem angenehmen Ambiente zu verbringen. Dies fördert die Kommunikation und das Gemeinschaftsgefühl Ihrer Mitarbeiter.

Der Ideenfindungsprozess wird selten nur von einem Mitarbeiter allein an seinem Tisch bestritten. Oft braucht es das Feedback von Kollegen oder auch Infos und Input aus einer anderen Abteilung, um genau herauszufinden, was möglich ist und welche Lösung am sinnvollsten erscheint. Um hier die besten Ergebnisse zu erzielen, steht vor allem ein Faktor im Vordergrund: Spontanität. Kreativität und gute Ideen lassen sich nämlich nur selten planen und brauchen oft eine direkte Absprache, um weiterentwickelt zu werden. Deswegen sollte nicht erst ein Raumantrag nötig sein, damit Ihre Mitarbeiter zu einem Treffen zusammenkommen können. Durch die Gestaltung von informellen Meeting Points, wie Beispielsweise Sitzecken aus Sofas, Hockern oder Sitzsäcken, können Sie eine Kommunikationsfläche für spontane Zusammentreffen einrichten. Hier werden die Mitarbeiter eingeladen, sich zusammenzufinden, um in kleinen Gruppen Ideen zu besprechen. Die lockere Gestaltung dieser Meeting Points trägt zusätzlich zum Wohlgefühl der Mitarbeiter bei, was den Stress und Druck reduziert und sich positiv auf die Kreativität auswirkt.

Meeting Points einrichten

Die informellen Meeting Points sollten bestenfalls etwas ab vom alltäglichen Trubel des Büros gelegen sein. Einerseits, damit Gespräche und produktives Arbeiten möglich ist, andererseits damit die Kollegen, welche nicht in das Meeting involviert sind, nicht davon gestört oder abgelenkt werden. Bei der Einrichtung ist es zudem wichtig, die Balance zu finden zwischen Arbeitsplatz und Wohlfühlzone. Hier muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob einmal ein neuer Weg eingeschlagen wird, beispielsweise durch Sitzsäcke oder doch eher klassischen Pfaden gefolgt wird, mittels Stehbench oder Sofas. Hauptsache ist, dass die Meeting Points einladend wirken, sodass die Mitarbeiter sie auch nutzen. Praktisch ist auch, wenn diese Ecken mit der nötigen Technik und Hilfsmitteln wie zum Beispiel Stromanschlüssen, Monitoren oder Multiboards ausgestattet sind, sodass Ideen festgehalten und visualisiert werden können.

Ist die Idee besprochen, kann es losgehen, diese richtig auszuarbeiten. Möglicherweise haben verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlicher Expertise Aufgaben zugewiesen bekommen, die etwas mehr Konzentration erfordern als andere – beispielsweise die Ausarbeitung eines Projektplanes, die Berechnung des Budgets oder die Präsentation um die Idee beim Kunden zu pitchen. Besonders in Openspace Büros ist es daher wichtig, einen Ort einzurichten, an dem diese Mitarbeiter sich in Ruhe ihrer Aufgabe widmen können, ohne Störungen von außen ausgesetzt zu sein. Einen Ort, an dem sie von keinen Mails, Telefonaten, Gesprächen oder Besuchern aus ihrem Flow gebracht werden. Moderne Büroräume verfügen daher oft über sogenannte Think Tanks. Diese „Denkfabriken“ oder auch „Denkzellen“ dienen als Raum in Raum Lösung dazu, innerhalb des Büros Orte zu schaffen, in denen sich Mitarbeiter zurückziehen können, um ihrem Projekt 100% ihrer Aufmerksamkeit zu schenken und ohne störenden Einflüssen von außen ausgesetzt zu werden. Auch dienen sie andererseits dazu, einen Ort zu schaffen, an denen eine Teamarbeit möglich ist, ohne die Kollegen außerhalb zu stören. Dies befördert die Produktivität und hilft ihren Mitarbeitern dabei, ihre Aufgaben schneller zu bearbeiten und fertigzustellen.

Think Tanks richtig gestalten

Wenn es einen Raum innerhalb Ihres Büros gibt, der etwas abseits der anderen Arbeitsplätze liegt, ist dieser perfekt für einen Think Tank geeignet – vielleicht sogar mit mehreren Plätzen. Wenn Sie über so einen Raum nicht verfügen, können sie einfach Kabinen einrichten, die eine Ruheoase innerhalb des Büroalltags bilden. Wichtig ist, dass im Think Tank alles bereit steht, damit die Mitarbeiter problemlos arbeiten können: Eine Sitzmöglichkeit und eine Arbeitsfläche sind Pflicht – im besten Fall statten Sie diese gleich mit Steckdosen und USB-Ladestationen aus, sodass die Arbeit nicht von versagenden Akkus gestört wird.

Wenn der Kopf nach einigen Stunden der konzentrierten Arbeit raucht, aber noch kein Ende in Sicht ist, fühlt man sich oft wie in der Wüste verloren: Die Augen brennen, man kann sich kaum noch konzentrieren und sehnt sich nach einer Oase, in der man auftanken kann. Schaffen Sie einen solchen Ort in ihrem Büro, wird sich das positiv auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirken. Besonders, wenn man bei der Ideenfindung gerade nicht weiterkommt, kann es Wunder wirken, einmal kurz abzuschalten und den Kopf frei zu bekommen. Ob Sie sich für ein Entspannungszimmer entscheiden, in dem Ihre Mitarbeiter zur Ruhe kommen können oder einen Bereich, in dem eher die aktive Entspannung gefördert wird, beispielsweise durch Kicker- oder Billardtische, Ihre Mitarbeiter werden sich wertgeschätzt fühlen und sich nach einer kurzen Pause wieder motiviert an die Arbeit machen. Oder aber sie erreicht bereits während ihrer Auszeit vom Schreibtisch, in einer anderen Umgebung der zündende Einfall. Auch der Austausch mit den Kollegen bei einem Fußballmatch am Tischkicker kann den Knoten lösen.

Rückzugsräume richtig gestalten

Hier sind der Kreativität nahezu keine Grenzen gesetzt – überlegen Sie, welche Form der Entspannung, aktiv oder passiv, am besten zu Ihrem Team oder Ihrem Unternehmensbild passt. Oder fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie sich wünschen.

Die Ideenfindung ist abgeschlossen und die Mitarbeiter möchten Ihren Lösungsweg präsentieren. Wo das geschieht, hängt davon ab, wo eine geeignete Präsentationsfläche im Büro vorhanden ist. Vielleicht endet der Ideenfindungsprozess aber genau da, wo er angefangen hat: Im Meetingraum. Oder in einem anderen Raum, in dem alle wichtigen Akteure zusammenkommen können und in dem das notwendige Präsentationsequipment wie zum Beispiel Monitore vorhanden ist, aber auch Kommunikationssoftware wie Microsoft Teams oder Zoom genutzt werden kann.

Natürlich ist hier nur beispielhaft aufgezeigt, wie Sie durch ihre Bürogestaltung den Ideenfindungsprozess Ihrer Mitarbeiter positiv unterstützen können. Es kommt letztendlich auch auf Faktoren wie die Unternehmensgröße, die Branche und den Arbeitsalltag an, welche Ideen Sie umsetzen möchten und welche nicht – schließlich können auch schon einzelne Maßnahmen dazu beitragen, die Kommunikation, Produktivität und Kreativität ihrer Mitarbeiter zu befeuern.