Laden Sie nur Personen zum Meeting ein, die wirklich notwendig sind. Bei zu vielen Personen, die nicht unmittelbar an dem Thema beteiligt sind, kann dies zu erfolglosen Diskussionen und überflüssigen Verzögerungen führen. Es ist sinnvoll, vorab zu überlegen, wer genau benötigt wird, um das Ziel des Meetings zu erreichen. Auf diese Weise kann das Meeting zielgerichteter abgehalten werden und Sie nutzen Zeit und Ressourcen effektiv.

Ein produktives Meeting erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer zuvor über das Thema und Ziel des Meetings informiert sind – beispielsweise mithilfe eines aussagekräftigen Titels und einer Terminbeschreibung.

Erstellen Sie bestenfalls eine Agenda, die Sie bereits vor dem Meeting teilen, sodass sich alle Personen vorbereiten können. Wenn möglich, fordern Sie die Teilnehmer auf, im Voraus Fragen oder Kommentare einzureichen, um sicherzustellen, dass das Meeting auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Eine klare Agenda hilft auch, das Meeting auf Kurs zu halten.

Zu der Vorbereitung zählt auch die Pflege des eigenen Kalenders im Terminplaner. Geben Sie der einladenden Person rechtzeitig Rückmeldung, ob Sie an dem Termin teilnehmen werden. Somit erleichtern Sie die Terminfindung und geben die Möglichkeit, das Meeting auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben.

Meetings sollten so kurz wie möglich sein, aber so lange wie nötig. Überlegen Sie, ob das Meeting wirklich notwendig ist oder ob die Informationen auch auf andere Weise kommuniziert werden können. Eine gute Regel ist es, Meetings auf maximal 60 Minuten zu begrenzen, sodass alle Teilnehmer aufmerksam und engagiert bleiben. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer zwischen Terminen einen kleinen Zeitpuffer von ca. 5 Minuten haben, z. B. für eine Kaffeepause oder um pünktlich im nächsten Meeting zu erscheinen.

Wenn Sie einen Regeltermin einstellen, prüfen Sie, ob die ursprünglich angesetzte Zeit ausreichend ist. Sollte Ihnen auffallen, dass für den Regeltermin mehr oder weniger Zeit benötigt wird, passen Sie die Zeit dementsprechend an.

Minimieren Sie Ablenkungen, indem Sie Handy und andere elektronische Geräte ausschalten – so bleiben Sie und andere Teilnehmer konzentriert. Vermeiden Sie Small Talk und Diskussionen, die nicht direkt mit dem Thema des Meetings zusammenhängen. Falls ein Thema von der Agenda abweicht, sollten Sie es notieren und es zu einem späteren Zeitpunkt besprechen. Das bedeutet natürlich nicht, dass Small Talk komplett von der Agenda gestrichen werden soll – schließlich sorgt eine persönliche Unterhaltung für eine angenehme Atmosphäre.

Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer aktiv an der Diskussion beteiligen und die Möglichkeit haben, ihre Gedanken und Meinungen zu äußern. Am besten fungiert die einladende Person als Moderator, der nicht bloß das Ziel des Termins im Hinterkopf behält, sondern auch das Gespräch aktiv leitet.

Wenn es erforderlich ist, können Sie auch ein Diskussionsprotokoll erstellen, damit alle Teilnehmer über den Verlauf des Meetings, die Ergebnisse und weiteren Maßnahmen informiert bleiben.

Sollten Sie ein Meeting über digitale Kommunikations-Kanäle halten, ist es von Vorteil, wenn Sie die Laptop-Kamera einschalten. Dies erleichtert die Kommunikation und Interaktion aus der Distanz und sorgt für den persönlichen Faktor.

Wenn Sie Präsenzmeetings abhalten, reservieren Sie rechtzeitig einen Raum und überprüfen Sie, ob erforderliches Material, z. B. Stifte, Whiteboards und Moderationszubehör, vorhanden ist. Statten Sie den Besprechungsraum für zeitlich umfangreiche Termine zuvor mit Getränken oder anderen Catering-Produkten aus, um für den nötigen Energieschub zu sorgen. Ein Glas Wasser, eine Tasse Kaffee oder leckerer Riegel kann Wunder bewirken!