Bevor man sich mit Reinigungsregeln befasst, lohnt ein Blick auf die psychologische Komponente des Arbeitsplatzes. Ein fester Schreibtisch ist für viele Mitarbeitende ein Stück Heimat – ein Ort, an dem gewohnte Dinge warten. Mit der Einführung von Desk Sharing entfällt diese Verankerung. Wenn Mitarbeitende durch den ständigen Platzwechsel das Gefühl haben, nirgends mehr „zu Hause“ zu sein, fehlt ihnen ein für die mentale Gesundheit wichtiges Stück Zugehörigkeit. Die Lösung liegt nicht darin, das Bedürfnis nach Zugehörigkeit zu ignorieren, sondern es mit persönlich zugewiesenen Aufbewahrungsmöglichkeiten zu erfüllen. Das hat auch direkte Konsequenzen für die Hygiene: Wer einen definierten Ort für seine Dinge hat, lässt sie nicht auf dem Schreibtisch liegen. Wer nichts liegen lässt, ermöglicht eine gründliche und schnelle Reinigung.

Moderne Office Lockers sind weit mehr als Schließfachschränke. Sie lassen sich in unterschiedlichen Größen, Materialien und Schlosssystemen konfigurieren – von klassischen Zahlenschlössern über RFID-Systeme bis hin zu App-gesteuerten Lösungen. Beim Single-Use werden die Fächer bestimmten Nutzenden dauerhaft zugewiesen; beim Multi-Use können mehrere Personen das Fach nacheinander verwenden – ideal für tageweise wechselnde Präsenz. Gut designte Locker können außerdem als attraktive Raumtrenner und zentrale Postverteiler eingesetzt werden. Eine schöne Verbindung aus Funktion und Raumgestaltung.

Wer öfters im Home Office arbeitet, hat in einer Desk Sharing Tasche immer alles dabei, was er am jeweiligen Arbeitsort benötigt. Eine persönliche Arbeitstasche fasst in der Regel einen Laptop bis 18 Zoll, eine Tastatur in voller Größe, eine Maus und ein Ladekabel – dank mehrerer Fächer ist alles stets übersichtlich verstaut. Für Unternehmen empfiehlt es sich, diese Taschen (auch Desk Bags) als Arbeitsmittel bereitzustellen: Das stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und macht, wenn die Tasche mit dem Logo gebrandet wird, die Marke im Alltag sichtbar.

Als Grundpfeiler der Hygiene beim Desk Sharing hat sich die Clean Desk Policy bewährt. Sie legt verbindlich fest, wie der geteilte Arbeitsplatz sauber und hinsichtlich Datenschutz sicher zu halten ist. Im Alltag ist es beim Desk Sharing ein bisschen wie in einer Wohngemeinschaft: Das Zusammenwirken funktioniert am besten mit Respekt, Achtsamkeit und klaren Spielregeln, an die sich alle halten. Die Clean Desk Policy legt den Rahmen für alle Beteiligten fest. Im Kern besagt die Clean Desk Policy, dass jeder Nutzende den Arbeitsplatz am Ende der gebuchten Zeit komplett leer und sauber verlässt. Alle persönlichen Gegenstände und Unterlagen werden mitgenommen. Es verbleibt nur die feste Ausstattung.

Das hat zwei unmittelbare Vorteile: Vertrauliche Unterlagen bzw. Daten kommen nicht in falsche Hände, und die nächste Person findet ein neutrales, angenehmes Umfeld vor.

Eine Clean Desk Policy lebt davon, dass alle mitziehen. Und das gelingt besser, wenn die Regeln nicht von oben diktiert, sondern aus der Mitte der Belegschaft entwickelt werden – beispielsweise in einem Workshop. Der Vorteil dieser Vorgehensweise: Wer den Sinn der Regeln nachvollziehen kann und bei ihrer Ausgestaltung ein Wort mitreden konnte, hält sie deutlich verlässlicher ein als wenn sie nur verordnet und schriftlich kommuniziert wurden. Die getroffenen Spielregeln sollten anschließend für alle gut sichtbar sein – als Checkliste am Arbeitsplatz sowie im Intranet oder per QR-Code abrufbar. Selbstverständlich gelten sie für alle, Führungskräfte eingeschlossen.

Hygiene am Shared Desk erfordert keine aufwendigen Maßnahmen, sondern gelingt mit einer gesunden Mischung aus Haltung und Hygieneroutinen. Es erspart viele Diskussionen und Missverständnisse, wenn sich alle Beteiligten auf (mindestens) diese drei Grundsätze und vier Reinigungsroutinen einigen können:

Jedem Nutzenden sollte bewusst sein, dass sein Verhalten Auswirkungen auf andere hat. Für die Grundreinigung im Büro sind professionelle Reinigungsteams zuständig – für das Prinzip „Den Arbeitsplatz sauber und sicher hinterlassen" trägt jeder selbst die Verantwortung.

Dieser Grundsatz ist eine der wirkungsvollsten Hygienemaßnahmen überhaupt. Wer zum Beispiel erkältet ist, Grippesymptome oder einen Magen-Darm-Infekt hat, muss das Büro meiden. Andernfalls gefährdet er nicht nur sich selbst, sondern das gesamte Team.

Als größte Quelle mikrobieller Belastung gilt das Essen direkt über der Tastatur. Zurückbleibende Essensreste begünstigen das Wachstum von Keimen erheblich und sind schwer zu entfernen, ohne die Hardware zu beschädigen.

Wer sich regelmäßig die Hände wäscht – etwa vor und nach der Nutzung des Shared Desk, nach Meetings und nach dem Besuch der Büroküche – leistet einen der einfachsten und wirkungsvollsten Beiträge zur Hygiene im Büro.

An strategischen Punkten im Büro sollten Hygiene-Kits bereitstehen – mit Reinigungstüchern, Desinfektionstüchern und Hinweisen zur korrekten Reinigung empfindlicher Hardware. Wichtig zu wissen: Der ständige Gebrauch von Desinfektionsmitteln kann zur Resistenzbildung bei Bakterien und zu Kontaktallergien führen. Deshalb sollt man Dinge lieber gründlich säubern als sie immer gleich zu desinfizieren.

Die höchsten Keimkonzentrationen finden sich an Telefon, Tastatur, Maus, Schreibtischoberfläche sowie am Bürostuhl (Sitzfläche und Armlehnen). Jeder Nutzende sollte diese Kontaktpunkte vor und nach dem Gebrauch reinigen, zum Beispiel mit einem leicht mit Alkohol benetzten Tuch. Dabei auch an das eigene Smartphone denken! Es hat täglich mehrmals Kontakt mit den Händen und der Tischfläche und ist oft mehr Keimen belastet als der Schreibtisch selbst.

Wo keine mechanische Lüftungsanlage arbeitet, sollte idealerweise stündlich stoßgelüftet werden – und zwar konsequent für fünf Minuten: Fenster weit öffnen und im besten Fall querlüften. Gekippte Fenster erzeugen kaum Luftaustausch und sind damit wirkungslos. Gute Raumluft reduziert nicht nur die Konzentration von Krankheitserregern, sondern steigert nachweislich die Konzentration und das Wohlbefinden.

Fazit: Der sauberste Shared Desk ist der, an dem jeder so arbeitet, als nähme danach sein Lieblingsmensch Platz.