An diesem Punkt kommt Desk Sharing ins Spiel. Die Idee: Wenn ein Teil der Belegschaft nicht täglich anwesend ist, können sich mehrere Personen einen Arbeitsplatz teilen. Das senkt Flächen- und Betriebskosten spürbar. Doch Desk Sharing ist weit mehr als ein Optimierungsprojekt. Das Konzept erfordert nicht nur eine passende Raumplanung und Technologie, sondern auch Entscheidungen zur Unternehmens- und Führungskultur, wie Teams zusammenarbeiten. Gut gemacht, fördert Desk Sharing abteilungsübergreifende Begegnungen. Schlecht umgesetzt, erzeugt es einen schleichenden Verlust an Zugehörigkeitsgefühl. Der Unterschied liegt in der Vorbereitung.

Beim Desk Sharing haben Mitarbeitende im Corporate Office keinen festen Schreibtisch mehr. Stattdessen buchen sie sich jeweils den Platz, der am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt. Das Konzept funktioniert nur im Zusammenspiel mit hybridem Arbeiten – und hybrides Arbeiten entfaltet sein Potenzial am besten mit einem durchdachten Desk-Sharing-Konzept. Beides bedingt einander.

Wer Desk Sharing einführen möchte, muss mehrere Stellschrauben gleichzeitig im Blick haben: Technologie, Raumgestaltung, Führungskultur und Prozesse. Erst im Zusammenspiel aller vier Komponenten entsteht ein Arbeitsumfeld, das Flexibilität und Produktivität sinnvoll verbindet.

Oft wird unterschätzt, dass Desk Sharing auch eine emotionale Komponente hat. Wer es gewohnt war, immer am selben Platz neben derselben Person zu sitzen, empfindet den Wegfall eines festen Arbeitsplatzes als Verlust, der verunsichert. Der eigene Schreibtisch war für ihn lange Zeit sein Territorium, mit dem er Zugehörigkeit und Gewohnheit verbindet. Das Verlustgefühl können Führungskräfte abfedern, indem sie für sich selbst in der Hybridarbeit keine Ausnahmen beanspruchen. Wenn Führungskräfte den Umgewöhnungsprozess thematisieren und selbst flexibel arbeiten, geben sie das entscheidende Signal. Denn das tägliche Verhalten der direkten Vorgesetzten entscheidet darüber, ob Desk Sharing als aufgezwungenes Sparmodell oder als gemeinsam getragene Arbeitsweise erlebt wird.

Erfolgreiche Einführungen von Desk Sharing haben gemeinsam, dass sie früh und transparent kommunizieren. Lange bevor der erste Schreibtisch umorganisiert wird, sollten Mitarbeitende über Ziele, Zeitplan und die Gründe für die Veränderung informiert werden. Bedenken und Widerstände müssen offen diskutiert werden – und Mitarbeitende sollten aktiv mitgestalten dürfen.

Bevor die Bürofläche neu geplant wird, sollten Gewohnheiten und Bedarfe erfragt werden: Wie viele Tage kommt wer ins Büro? Welche Arbeitsbereiche braucht wer? Was sind Mindestanforderungen? Ohne diese Datenbasis würden entweder zu wenige Plätze entstehen – und damit Frust – oder zu viele, und das wirtschaftliche Ziel wäre verfehlt.

Ein weiterer Schlüssel für den Erfolg bei der Einführung von Desk Sharing sind verbindliche Regeln. Beispielsweise sollte die sogenannte Clean-Desk-Policy – am Ende des Arbeitstages wird der Platz vollständig geräumt und freigegeben – schriftlich fixiert und als gemeinsame Verantwortung gelebt werden. Sie ist die Grundlage dafür, dass das System für alle funktioniert.

Eine der wichtigsten Entscheidungen im gesamten Desk Sharing-Projekt betrifft die Auswahl des Organisationstools für Desk Sharing und Raumbuchung. Die technische Infrastruktur muss so gestaltet sein, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz unkompliziert buchen können – idealerweise über Systeme, die in bestehende Kalender-Tools integriert sind. Dazu braucht es stabiles WLAN, Cloud-Zugänge und standardisierte Arbeitsplätze.

Eine Organisationstool, das diese Anforderungen umsetzt, ist goconut – ein Partner von MYWORKSPACE. Das Organisationstool ermöglicht Mitarbeitenden, Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze flexibel zu buchen und Homeoffice-Tage zu planen. Die Buchungen lassen sich nach Ausstattung und Zeitintervall filtern. Durch die automatisierten Prozesse werden Fehler und administrativer Aufwand minimiert.

Damit am geteilten Schreibtisch jeder Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit eine gesundheitlich vorteilhafte Körperhaltung einnehmen kann, muss jeder Arbeitsplatz schnell und einfach individuell anpassbar sein. Zum ergonomischen Standard gehören deshalb höhenverstellbare Tische. Bürostühle sollten Sitztiefe, Sitzfläche, Armlehnen und Lordosenstütze einstellbar haben und dynamisches Sitzen aktiv fördern. Monitore sollten höhenverstellbar, schwenkbar und leicht positionierbar sein.

Fazit: Wer Desk Sharing einführt, greift tief in die Unternehmenskultur ein. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt dieser Wandel so, dass er die Menschen mitnimmt.