Eine Feedbackkultur fördert den Austausch von Rückmeldungen zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Teams. Die Mitarbeitenden geben sich hierarchie- und funktionsübergreifend regelmäßig und systematisch Rückmeldung über ihre Leistung, ihr Verhalten und ihre Wirkung auf Dritte – immer auf der Grundlage von Vertrauen. Die wechselseitigen Rückmeldungen sollen lösungsorientiert und konstruktiv sein, sodass sie kontinuierliches Wachstum und Lernen ermöglichen und motivieren. Feedback bedeutet, den Menschen im Ganzen zu sehen, also sowohl das Anerkennenswerte als auch das Verbesserungsbedürftige.

Regelmäßige Feedbackprozesse erfordern Zeit und beanspruchen Ressourcen, dafür bringen sie die Menschen und Unternehmen aber auch voran. Feedbackprozesse helfen, "blinde Flecken" zu erkennen und dadurch Stärken und Schwächen besser zu verstehen. Studien aus der Organisationspsychologie (z. B. Deci & Ryan, 2000) belegen, dass regelmäßiges Feedback die intrinsische Motivation und Leistung von Mitarbeitenden steigert. Einer der Gründe dafür ist, dass die Menschen sich gesehen und ernstgenommen fühlen, was letztlich die Identifikation mit dem Arbeitgeber stärkt. In einer Feedbackkultur steigt die Innovationsfähigkeit, weil das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung sowohl im Denken der Menschen als auch in den Prozessen der Organisation verankert wird. Störfaktoren und Probleme werden frühzeitig angesprochen und angegangen.

So individuell die Unternehmenskultur, so individuell ist auch bei der Einführung einer Feedbackkultur vorzugehen. In jedem Fall bedarf es der Entwicklung von Gesprächskompetenzen und sinnvoll kombinierter Feedbackformate.

• Entscheiden Sie sich für Feedback-Richtlinien: Legen Sie Richtlinien fest, wie Feedback gegeben werden soll. Zum Beispiel: Feedback soll konstruktiv sein, also Lösungen aufzeigen, nicht nur Probleme benennen. Es soll respektvoll formuliert sein, objektiv sein und sich auf konkrete Beobachtungen stützen.

• Wählen Sie Feedbackformate aus: Welche Formate passen am besten? Ad-hoc-Feedback beispielsweise ist situatives Feedback nach Projekten oder besonderen Leistungen. In Quartals- oder Monatsgesprächen dagegen werden Leistung, Ziele und Entwicklung besprochen. Für die langfristige Entwicklung sind Jahresgespräche zur umfassenden Beurteilung und Planung gedacht.

• Binden Sie alle Mitarbeitenden ein: Kommunizieren Sie transparent, warum die Feedbackkultur eingeführt wird und erklären Sie deren Vorteile für die Zusammenarbeit und die Unternehmensziele. Indem Sie offen kommunizieren, fällt es den Mitarbeitenden leichter, die neue Kultur zu akzeptieren und zu praktizieren.

• Bieten Sie Schulungen an: Wie gebe ich konstruktives Feedback? Wie kann ich die Perspektive des Gegenübers besser verstehen? Wie gebe ich kritisches Feedback, ohne zu demotivieren? Für Antworten auf solche Fragen sollten Workshops bzw. Trainings allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, nicht nur Führungskräften.

• Schaffen Sie Vertrauen: Fördern Sie eine Atmosphäre, in der sich die Menschen sicher fühlen, offen zu sprechen. Vertrauen ist die Basis für ehrliches Feedback. Nur durch Vertrauen kann die psychologische Sicherheit entstehen, in der Mitarbeitende bereit sind, ehrliche Rückmeldung zu geben, kritische Themen anzusprechen und Unsicherheiten zu teilen.

• Nutzen Sie die Signalwirkung der Arbeitsumgebung: Die Feedbackkultur und Büroumgebung sind eng verbunden, da der Raum die Kommunikationskultur beeinflusst. Von der Gestaltung geht Signalwirkung aus: Moderne Büroumgebungen kommunizieren Werte wie Offenheit, Kreativität und Zusammenarbeit. Offene und egalitäre Raumkonzepte – beispielsweise keine festen Büros für Führungskräfte – signalisieren, dass Feedback auf Augenhöhe willkommen ist.

• Fördern Sie offene Kommunikation räumlich: Offene Lounges, Kaffeeküchen oder Sitzlandschaften erhöhen die Häufigkeit beiläufiger Gespräche, die oft der Ausgangspunkt für Feedback sind. Offene Büroflächen schaffen Sichtbarkeit und erleichtern den Zugang zu anderen.

• Stellen Sie räumliche Zonen bereit: Unterschiedliche Arten von Feedback erfordern unterschiedliche räumliche Bedingungen. Zum Beispiel sollten Räume für vertrauliche Gespräche eher abgeschirmt sein und nicht direkt in stark frequentierten Bereichen liegen. Team-Feedbacks dagegen werden von offenen Meetingräumen oder Lounges unterstützt.

• Denken Sie auch an remote erbrachtes Feedback: Um virtuelles bzw. hybrides Feedback zu ermöglichen, sollten Meetingräume mit hochwertigen Technologien ausgestattet sein. Lesen Sie dazu praktische Infos über die besten technologischen Lösungen für hybride Meetings.

• Nutzen Sie digitale Feedbacktools: Digitale Tools vereinfachen und standardisieren Feedbackprozesse. Zum Beispiel gibt es Software-Lösungen für das 360-Grad-Feedback, für automatisierte Umfragen, Fragebogen, Führungskräfte-Feedback und vieles mehr.

• Machen Sie die Einführung schrittweise: Bevor Sie Ihr neues Feedback-Konzept auf das gesamte Unternehmen ausrollen, beginnen Sie testweise mit ausgewählten Abteilungen oder Teams. Last but not least: Holen Sie regelmäßig Rückmeldungen zu den Feedbackprozessen und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.